Installer UneSignature chez un client
Pour le partenaire qui installe UneSignature chez une entreprise cliente. L'administrateur Microsoft 365 du client suit le guide de déploiement ; cette fiche dit ce qu'il faut lui transmettre, vérifier avant le rendez-vous, lui annoncer, et comment dépanner.
Ce que vous transmettez au client
- Le guide de déploiement, à envoyer à l'administrateur Microsoft 365 : guide de déploiement. Six étapes, environ 45 minutes, puis quelques heures d'attente.
-
L'adresse de l'add-in, que l'administrateur colle à l'étape 3 du guide. Elle y figure déjà :
https://addin.unesignature.com/manifest.xml - Le lien d'autorisation de l'étape 2, propre à chaque client. UneSignature vous le fournit à l'ouverture du compte du client. Sans cette autorisation, aucun mail n'est signé.
Avant le rendez-vous
Cinq questions à poser au client. L'administrateur fera les mêmes vérifications à l'étape 1 du guide.
| Question | Si la réponse est non |
|---|---|
| Les boîtes aux lettres sont-elles dans Exchange Online (Microsoft 365) ? | Une boîte sur un serveur Exchange de l'entreprise ne reçoit pas l'add-in : pas de signature pour elle. |
| Outlook classique pour Windows est-il en version 2403 (build 17425.20000) ou plus récente ? | Une version plus ancienne n'insère pas la signature. Mettre à jour Office avant le déploiement. |
| Qui a le rôle Administrateur général, et qui a Administrateur Exchange ? | L'autorisation (étape 2) demande l'Administrateur général. Le déploiement (étapes 3 et 6) accepte l'un ou l'autre. Prévoir la présence de la bonne personne. |
| Comment les mails sont-ils signés aujourd'hui ? | Règle de transport Exchange, autre outil ou signatures saisies à la main : à repérer, sinon chaque mail porte deux signatures après le déploiement. |
| Des personnes écrivent-elles depuis Outlook sur iPhone ou Android ? | Rien à faire, mais leur signature de téléphone reste en place (voir À annoncer au client). |
Ce que fait l'add-in
- Il insère la signature dès l'ouverture d'un nouveau mail, d'une réponse ou d'un transfert, sans action de la personne : Outlook sur le web, nouvel Outlook et Outlook classique pour Windows, Outlook pour Mac, Outlook sur iPhone et Android.
- Il n'insère rien dans un mail en texte brut.
- Sur le poste, le bouton « Insérer la signature » du ruban relance l'insertion si la signature n'apparaît pas.
- Une signature modifiée dans la console UneSignature apparaît dans les mails sous 5 minutes.
- Aucun mail ne transite par les serveurs d'UneSignature.
Autorisations demandées à Microsoft
- Identifier la personne connectée à Outlook et lui servir sa signature (
access_as_usersur UneSignature, avecopenidetprofile). - Lire le profil des utilisateurs de l'annuaire, nom, fonction, téléphone et adresse, pour composer leurs signatures (
User.Read.All, Microsoft Graph).
Ni lecture ni envoi de mails, ni accès aux fichiers ou au calendrier.
À annoncer au client
L'add-in désactive la signature personnelle d'Outlook au premier mail de chaque personne, sur Outlook sur le web, le nouvel Outlook, Outlook classique pour Windows et Outlook pour Mac. Sinon, Outlook ajouterait sa propre signature à celle d'UneSignature.
La désactivation reste en place si l'add-in est retiré : chaque personne réactive alors sa signature elle-même. Sur iPhone et Android, la signature du téléphone n'est pas désactivée.
Réactiver la signature personnelle après un retrait
| Outlook | Chemin |
|---|---|
| Outlook sur le web, nouvel Outlook pour Windows | « Paramètres », « Comptes », « Signatures » : choisir la signature pour les nouveaux messages, et pour les réponses et transferts. |
| Outlook classique pour Windows | « Fichier », « Options », « Courrier », « Signatures » : choisir la signature pour « Nouveaux messages » et « Réponses/transferts ». |
| Outlook pour Mac | « Outlook », « Paramètres », « Signatures » : choisir la signature par défaut du compte pour les nouveaux messages et les réponses/transferts. |
Dépannage
- Pas de bouton « Insérer la signature » dans le ruban. Cause probable : l'add-in n'est pas encore installé sur ce poste. Action : attendre les délais de l'étape 4 du guide, puis faire ses vérifications.
- Bouton présent, aucune signature, même avec le bouton. Cause probable : autorisation de l'étape 2 non donnée, ou personne pas encore connue d'UneSignature (annuaire relu toutes les 6 heures). Action : vérifier l'autorisation avec l'administrateur, puis contacter UneSignature avec l'adresse de la personne.
- Aucune signature dans Outlook classique pour Windows. Cause probable : version antérieure à 2403. Action : mettre à jour Office.
- Deux signatures dans le même mail. Cause probable : ancienne signature encore active (règle de transport ou autre outil). Action : couper l'ancienne signature (étape 6 du guide).
- Pas de signature dans un mail en texte brut. Comportement prévu : passer le mail en HTML.
- Réponse sur téléphone sans signature visible. Cause probable : Outlook mobile ne montre la signature d'une réponse qu'en plein écran. Action : ouvrir la réponse en plein écran, la signature y est.
- Ancienne signature après une modification dans la console. Cause probable : signature gardée 5 minutes par Outlook. Action : ouvrir un nouveau mail après 5 minutes.
Retirer l'add-in
L'administrateur suit la section Retirer l'add-in du guide. Prévenez les personnes concernées : leur signature personnelle d'Outlook reste désactivée (voir À annoncer au client).
Une question sur un client : contactez UneSignature.